Dinge erledigen, ohne 80 Stunden pro Woche zu arbeiten

Dein Kalender ist voll. Termine, Besprechungen, Telefonate und Aufgaben, die alle irgendwie wichtig sind. Trotzdem sitzt du abends noch am Schreibtisch und arbeitest das ab, was tagsüber liegen geblieben ist.

Die Angebote sind noch nicht fertig.

Das Gespräch mit einem Mitarbeiter steht aus.

Für die Weiterentwicklung deines Unternehmens hattest du diese Woche wieder keine Zeit.

Und irgendwann fragst du dich:

Wie soll ich das eigentlich alles schaffen, ohne 70 oder 80 Stunden pro Woche zu arbeiten?

Wenn du dich darin wiedererkennst, habe ich eine gute Nachricht für dich:

Du musst nicht unbedingt mehr arbeiten.

Oft hilft es schon, anders mit deiner Zeit umzugehen.

Ich zeige dir acht einfache Methoden, die dir dabei helfen können. Du musst nicht alle verwenden. Such dir eine aus, probier sie aus und schau, was sich verändert.

Wenn die wichtigen Dinge sich nicht erledigen

Vor einiger Zeit habe ich einen Unternehmer begleitet, der ein kleines Unternehmen führte. Das Geschäft lief gut, sein Team war großartig und er hatte jede Menge Ideen für die Zukunft.

Trotzdem arbeitete er 70 bis 80 Stunden pro Woche.

Sein Kalender war ordentlich geplant. Er hatte Termine eingetragen und sich Zeit für bestimmte Aufgaben reserviert. In der Praxis sah sein Tag allerdings anders aus: Das Telefon läutete, ein Mitarbeiter hatte eine Frage, ein Kunde brauchte etwas oder irgendwo war plötzlich Feuer am Dach.

Er sprang von einer Aufgabe zur nächsten.

Die Dinge, die sein Unternehmen wirklich weitergebracht hätten, blieben liegen. Neue Ideen, bessere Abläufe und andere Vorhaben, für die er sein Unternehmen ursprünglich aufgebaut hatte, landeten regelmäßig am Ende seiner Liste.

Sein Satz dazu war einer, den ich in vielen Betrieben höre:

„Das mache ich dann, wenn es einmal ruhiger ist.“

Die ruhigen Zeiten kommen nicht von selbst

Ich muss dir etwas verraten, das du wahrscheinlich längst ahnst: In einem laufenden Unternehmen wird es selten von allein ruhig.

Es gibt immer noch einen Anruf, eine offene Frage oder eine Aufgabe, die dringend erledigt werden muss. Wenn du darauf wartest, dass irgendwann alle anderen Dinge fertig sind, wartest du möglicherweise sehr lange.

Mein Kunde hatte seine ruhigen Zeiten längst gefunden. Allerdings nicht während des Arbeitstages, sondern am Abend. Manchmal saß er bis spät in die Nacht am Schreibtisch und erledigte endlich die Dinge, die ihm wirklich wichtig waren.

Müde nach einem langen Tag. Und mit einem schlechten Gewissen, weil er wieder zu wenig Zeit für seine Familie hatte.

Wir haben deshalb nicht einfach noch eine App installiert oder seinen Kalender mit zusätzlichen Farben versehen. Wir haben uns angeschaut, wie er arbeitete, was ihn ständig unterbrach und welche Aufgaben wirklich seine Aufmerksamkeit brauchten.

Dazu kamen ein paar einfache Methoden und gelegentliche Erinnerungen von mir. Denn seien wir ehrlich: Manchmal wissen wir ganz genau, was wir ändern sollten. Wir brauchen trotzdem einen kleinen Anstoß, um tatsächlich damit anzufangen.

Nach einigen Wochen erzählte er mir begeistert, dass er wieder mehr Energie hatte. Seine Firma lief weiterhin gut, seine Ideen kamen Schritt für Schritt voran und seine Arbeitszeit hatte sich auf ein Maß eingependelt, das besser zu seinem Familienleben passte.

Nicht ganz fotorealistischer Sketch von Mike - aber es wird besser, oder?

Die folgenden Methoden können dir dabei helfen, deinen eigenen Weg zu finden. Welche davon für dich sinnvoll ist, hängt davon ab, wo du gerade feststeckst.

1. Die Pomodoro-Technik: 25 Minuten für eine Sache

Du möchtest endlich ein Angebot fertigstellen, eine wichtige Planung erledigen oder dich um ein Thema kümmern, das schon viel zu lange auf deiner Liste steht. Doch ständig kommt etwas dazwischen.

Hier hilft dir die Pomodoro-Technik.

Das Prinzip ist einfach:

1. Such dir eine Aufgabe aus.

2. Stell einen Timer auf 25 Minuten.

3. Arbeite in dieser Zeit nur an dieser Aufgabe.

4. Mach danach fünf Minuten Pause.

5. Wiederhole das Ganze bei Bedarf.

Nach vier Durchgängen kannst du eine längere Pause machen.

Du brauchst dafür keine besondere App. Eine einfache Uhr oder der Timer auf deinem Handy reicht vollkommen.

Wichtig ist allerdings, dass du die 25 Minuten möglichst ungestört arbeitest. Leg dein Handy weg, schließe unnötige Fenster am Computer und sag deinen Mitarbeitern, dass du gerade an etwas arbeitest, das deine volle Aufmerksamkeit braucht.

Natürlich funktioniert das nicht immer. Wenn du gerade auf einer Baustelle arbeitest oder für einen dringenden Kundenfall erreichbar sein musst, passt die Methode vielleicht nicht.

Aber wenn du regelmäßig Zeit für Angebote, Planung oder andere wichtige Aufgaben brauchst, ist sie einen Versuch wert.

Das hilft dir besonders, wenn du dich oft ablenken lässt und selten lange genug bei einer Aufgabe bleibst.

2. Die 3/3/3-Methode: Gib deinem Tag eine klare Form

Manchmal liegt das Problem nicht nur an den Unterbrechungen. Du erledigst den ganzen Tag Aufgaben, aber am Abend hast du trotzdem das Gefühl, nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben.

Die 3/3/3-Methode soll dabei helfen, deinen Tag ausgewogener zu gestalten.

Die Grundidee: Teile deine Arbeit in drei Bereiche ein.

• Drei Stunden für ein wichtiges Projekt: zum Beispiel die Planung eines neuen Angebots oder die Verbesserung eines Ablaufs im Betrieb.

• Drei kleinere Aufgaben oder Besprechungen: etwa ein Kundengespräch, die Abstimmung mit einem Mitarbeiter oder die Vorbereitung eines wichtigen Termins.

• Drei Aufgaben für den laufenden Betrieb: zum Beispiel Rechnungen prüfen, Unterlagen sortieren oder einen Lieferanten anrufen.

Die Zahlen sind eine Orientierung, kein Gesetz. Wenn du als Handwerker den halben Tag auf der Baustelle bist, wirst du deine Zeit anders einteilen als jemand, der hauptsächlich im Büro arbeitet.

Entscheidend ist, dass du neben den täglichen Aufgaben auch Zeit für das einplanst, was dein Unternehmen langfristig weiterbringt.

Denn wenn dein ganzer Tag aus Kundenanfragen, Besprechungen und kleinen Erledigungen besteht, bleibt für die Zukunft deines Unternehmens kaum etwas übrig.

Das hilft dir besonders, wenn dein Tag voll ist, du aber am Abend nicht sagen kannst, was du wirklich vorangebracht hast.

3. Die Eisenhower-Matrix: Was ist wirklich wichtig?

Nicht jede Aufgabe, die dringend aussieht, ist auch wichtig. Und nicht alles, was wichtig ist, muss sofort erledigt werden.

Genau dabei hilft dir die Eisenhower-Matrix. Hinter dem komplizierten Namen steckt eine einfache Idee: Schau dir deine Aufgaben anhand von zwei Fragen an.

Wie wichtig ist die Aufgabe? Und wie dringend ist sie?

Daraus ergeben sich vier Möglichkeiten:

• Wichtig und dringend: Erledige die Aufgabe möglichst bald. Zum Beispiel musst du ein akutes Problem mit einem Kunden lösen.

• Wichtig, aber nicht dringend: Plane dafür einen festen Termin ein. Dazu gehören die Weiterentwicklung deines Unternehmens, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters oder die Verbesserung deiner Abläufe.

• Dringend, aber nicht besonders wichtig: Prüfe, ob jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann. Vielleicht muss eine Information weitergegeben werden, aber nicht unbedingt von dir persönlich.

• Weder dringend noch wichtig: Überlege, ob du die Aufgabe überhaupt erledigen musst.

Gerade als Unternehmer ist diese Unterscheidung entscheidend.

Wenn du den ganzen Tag nur auf das reagierst, was gerade dringend ist, bleibt kaum Zeit für die Dinge, die in einem Jahr wichtig sein werden.

Du kümmerst dich dann zwar ständig um dein Unternehmen, entwickelst es aber kaum weiter.

Und genau deshalb ist es so wichtig, die nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben fest einzuplanen. Sie erledigen sich nicht von selbst.

Das hilft dir besonders, wenn du ständig beschäftigt bist und trotzdem das Gefühl hast, nur noch hinterherzulaufen.

4. Eat the Frog: Erledige die unangenehme Aufgabe zuerst

Du weißt genau, was du erledigen solltest. Trotzdem schiebst du es seit Tagen vor dir her.

Vielleicht ist es ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter. Vielleicht musst du eine unangenehme Entscheidung treffen oder endlich ein Angebot fertigstellen, das dir schon länger im Kopf herumgeht.

Solche Aufgaben können den ganzen Tag begleiten, obwohl du sie gar nicht bearbeitest.

Dahinter steckt die Idee von „Eat the Frog“, auf Deutsch ungefähr: „Friss den Frosch“.

Der Gedanke wird dem Schriftsteller Mark Twain zugeschrieben. Die Vorstellung dahinter ist einfach: Wenn du eine unangenehme Aufgabe erledigen musst, fang möglichst früh damit an, statt sie den ganzen Tag vor dir herzuschieben.

So gehst du vor:

Schreib am Vorabend auf, welche Aufgabe du am liebsten vermeiden würdest, die aber wirklich erledigt werden muss. Nimm dir am nächsten Morgen bewusst Zeit dafür, bevor du dich in E-Mails, Nachrichten und andere Kleinigkeiten stürzt.

Du musst nicht gleich den ganzen Vormittag dafür reservieren. Fang einfach an.

Und falls die Aufgabe größer ist, als du in einer Sitzung schaffen kannst, leg den ersten konkreten Schritt fest.

Aus „Ich muss endlich meine Abläufe verbessern“ wird dann beispielsweise: „Ich schreibe morgen auf, welche drei Arbeitsschritte bei uns regelmäßig unnötig Zeit kosten.“

Das ist greifbar. Und du kannst sofort damit beginnen.

Das hilft dir besonders, wenn du wichtige oder unangenehme Aufgaben immer wieder aufschiebst.

5. Die Seinfeld-Strategie: Bleib an einer Sache dran

Du hast dir vorgenommen, jede Woche an deinem Unternehmen zu arbeiten, statt dich nur um das Tagesgeschäft zu kümmern.

In der ersten Woche klappt das gut. In der zweiten kommt etwas dazwischen. Und nach einem Monat ist von deinem Vorhaben nicht mehr viel übrig.

Das Problem kennen viele Menschen: Anfangen ist oft leichter als Dranbleiben.

Eine einfache Methode dafür ist, deine Fortschritte sichtbar zu machen.

Such dir ein konkretes Vorhaben aus. Zum Beispiel möchtest du jeden Arbeitstag 15 Minuten an der Verbesserung deiner Abläufe arbeiten.

Häng einen Kalender auf und mach an jedem Tag ein Kreuz, an dem du dein Vorhaben umgesetzt hast. Oder noch besser: kreise den Tag ein und "verkette" die Kreise der aufeinanderfolgenden Tage zu einer langen Kette!

Diese sichtbare Entwicklung kann dich motivieren, weiterzumachen.

Die bekannte Variante dieser Methode wird häufig mit dem Komiker Jerry Seinfeld in Verbindung gebracht. Für die praktische Anwendung ist aber nicht entscheidend, wer sie erfunden hat. Entscheidend ist, dass du sie für dich nutzt.

Und bitte mach dir keinen unnötigen Druck. Wenn du einen Tag auslässt, ist nicht alles verloren. Fang am nächsten Tag wieder an.

Es geht darum, eine Gewohnheit aufzubauen, die zu deinem Alltag passt. Nicht darum, einen Kalender um jeden Preis mit Kreuzen zu füllen.

Das hilft dir besonders, wenn du gute Vorsätze hast, aber Schwierigkeiten damit, regelmäßig etwas dafür zu tun.

6. Zeitblockierung: Reserviere Zeit für deine wichtigen Aufgaben

Vielleicht hast du schon einen Kalender voller Termine. Trotzdem kommt es dir vor, als würdest du nur auf andere reagieren.

Dann könnte es helfen, nicht nur Besprechungen und Kundentermine einzutragen, sondern auch Zeit für deine eigenen Aufgaben zu reservieren.

Das nennt man Zeitblockierung. Im Grunde bedeutet es nichts anderes, als bestimmten Aufgaben feste Zeitfenster zu geben.

Ein Beispiel:

• Montagvormittag: Angebote und Planung.

• Täglich von 11.30 bis 12 Uhr: E-Mails beantworten.

• Dienstag und Donnerstag: Mitarbeitergespräche und Abstimmungen.

• Freitagvormittag: offene Aufgaben abschließen und die nächste Woche vorbereiten.

Das ist natürlich nur ein Beispiel. Wenn du einen Handwerksbetrieb führst, sieht dein Tag anders aus als der eines Unternehmers, der hauptsächlich am Schreibtisch arbeitet.

Vielleicht bist du vormittags auf der Baustelle und reservierst dir am Nachmittag eine Stunde für Angebote und Planung. Vielleicht brauchst du jeden Tag einen festen Zeitraum, in dem du für deine Mitarbeiter erreichbar bist.

Entscheidend ist, dass du bewusst festlegst, wann du welche Aufgaben erledigen willst.

Behandle diese Zeitfenster wie einen Kundentermin. Du würdest einen vereinbarten Termin schließlich auch nicht ohne Weiteres verschieben, nur weil eine Kleinigkeit dazwischenkommt.

Natürlich gibt es dringende Ausnahmen. Ein Plan soll dir helfen, nicht dein Leben unnötig kompliziert machen. Wenn etwas dazwischenkommt, passt du ihn an.

Das hilft dir besonders, wenn wichtige Aufgaben immer wieder von anderen Terminen verdrängt werden.

7. Die Anti-Vision: Überlege dir, was du nicht mehr willst

Jetzt geht es um eine etwas andere Frage.

Wir überlegen oft, was wir erreichen möchten: mehr Umsatz, neue Kunden, ein größeres Team oder ein neues Angebot.

Das ist sinnvoll. Manchmal hilft es aber genauso, sich zuerst klarzumachen, was man auf keinen Fall mehr möchte.

Vielleicht willst du nicht mehr jeden Abend bis 22 Uhr im Büro sitzen.

Vielleicht möchtest du nicht mehr für jede Kleinigkeit gefragt werden.

Vielleicht willst du nicht mehr so viel arbeiten, dass für deine Familie, deine Freunde oder deine eigenen Interessen kaum Zeit bleibt.

Schreib dir auf, wie dein Arbeitsalltag in Zukunft nicht mehr aussehen soll.

Sei dabei möglichst konkret.

Aus „Ich möchte weniger Stress“ wird zum Beispiel: „Ich möchte an mindestens drei Abenden pro Woche spätestens um 18 Uhr mit der Arbeit fertig sein.“

Aus „Ich will nicht mehr alles selbst machen“ wird: „Meine Mitarbeiter sollen bestimmte Kundenanfragen künftig selbstständig bearbeiten können.“

Solche Ziele helfen dir, konkrete Veränderungen abzuleiten.

Wenn du nicht mehr jeden Abend lange arbeiten möchtest, brauchst du vielleicht feste Arbeitszeiten. Wenn du nicht mehr bei jeder Entscheidung gefragt werden willst, musst du möglicherweise Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse im Team neu verteilen.

Das hilft dir besonders, wenn du zwar weißt, dass sich etwas ändern muss, aber noch nicht genau sagen kannst, was.

8. Plane nicht nur deine Aufgaben, sondern auch deine Energie

Bei all diesen Methoden geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben in möglichst kurzer Zeit zu erledigen.

Es geht darum, die richtigen Dinge zu tun und dabei nicht selbst auf der Strecke zu bleiben.

Wenn du deine wichtigen Vorhaben immer wieder aufschiebst, kostet dich das oft mehr als nur Zeit. Es beschäftigt dich auch gedanklich. Du weißt, dass etwas liegen bleibt, und nimmst diese offene Aufgabe mit in den Feierabend.

Wenn du dagegen Schritt für Schritt vorankommst, kann das entlasten. Du siehst, dass sich etwas bewegt. Du musst nicht ständig daran denken, was du noch alles erledigen solltest.

Deshalb lohnt es sich, nicht nur auf deinen Kalender zu schauen, sondern auch auf deine Energie.

Wann kannst du dich besonders gut konzentrieren? Wann bist du nach vielen Gesprächen müde? Welche Aufgaben brauchen deine volle Aufmerksamkeit und welche kannst du auch dann erledigen, wenn du nicht mehr ganz so frisch bist?

Plane wichtige Aufgaben möglichst in die Zeiten, in denen du dich gut konzentrieren kannst. Und vergiss nicht, Pausen einzuplanen.

Denn es bringt dir wenig, wenn du zwar mehr erledigst, dafür aber dauerhaft erschöpft bist.

Welche Methode passt zu dir?

Du musst nicht alle acht Methoden ausprobieren. Entscheide dich zuerst für das Problem, das dich im Moment am meisten Zeit und Energie kostet.

Wenn du ständig unterbrochen wirst: Probier die Pomodoro-Technik aus und reserviere dir kurze Phasen, in denen du ungestört arbeitest.

Wenn du von Aufgabe zu Aufgabe springst: Nutze die Eisenhower-Matrix, um Wichtiges von bloß Dringendem zu unterscheiden.

Wenn du wichtige Aufgaben immer wieder verschiebst: Probier „Eat the Frog“ und erledige eine unangenehme Aufgabe möglichst früh am Tag.

Wenn deine Vorhaben nach kurzer Zeit wieder verschwinden: Mach deine Fortschritte mit einem Kalender sichtbar.

Wenn du keine Zeit für die Weiterentwicklung deines Unternehmens findest: Reserviere dir feste Zeitfenster dafür.

Wenn du nicht mehr weißt, was sich eigentlich ändern soll: Überlege dir, wie dein Arbeitsalltag in Zukunft nicht mehr aussehen soll.

Und wenn du einfach einen besseren Überblick über deinen Tag bekommen möchtest, probier die 3/3/3-Methode aus.

Mein Tipp: Fang klein an.

Wähle eine Methode und teste sie eine Woche lang. Beobachte, was besser funktioniert und was nicht. Passe sie an deinen Alltag an, statt zu versuchen, deinen Alltag mit aller Gewalt an eine Methode anzupassen.

Es geht nicht darum, noch mehr zu schaffen

Wenn wir über Produktivität sprechen, klingt es oft so, als müssten wir nur schneller werden, damit noch mehr in unseren Tag passt.

Aber vielleicht brauchst du gar nicht mehr Leistung oder noch mehr Dinge zu erledigen.

Vielleicht brauchst du weniger Unterbrechungen. Vielleicht musst du nicht jede Aufgabe selbst erledigen. Vielleicht fehlt dir ein klarer Überblick darüber, was wirklich wichtig ist.

Und vielleicht ist es an der Zeit, nicht nur deinen Kalender zu verändern, sondern auch die Art, wie du dein Unternehmen führst.

Denn wenn deine Mitarbeiter bei jeder Kleinigkeit auf deine Entscheidung warten, hilft dir auch der beste Timer nur begrenzt. Dann geht es zusätzlich darum, Verantwortung zu verteilen und gemeinsam klare Abläufe zu schaffen.

Das ist ein anderes Thema als Zeitmanagement. Aber manchmal liegt genau dort der Schlüssel, damit dein Arbeitstag wieder besser funktioniert.

Was ist dein nächster Schritt?

Nimm dir heute fünf Minuten Zeit und beantworte eine Frage:

Welche wichtige Aufgabe schiebe ich schon länger vor mir her, obwohl ich weiß, dass sie mein Unternehmen weiterbringen würde?

Schreib sie auf. Überlege dir, was der erste konkrete Schritt ist. Und reserviere dir einen passenden Zeitpunkt, um damit anzufangen.

Mehr musst du für den Anfang nicht tun.

Wenn du allerdings merkst, dass du trotz guter Planung immer wieder im Tagesgeschäft versinkst, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Vielleicht brauchst du Unterstützung dabei, Prioritäten zu setzen. Vielleicht möchtest du herausfinden, welche Aufgaben du abgeben kannst. Oder du willst mit deinem Team Abläufe schaffen, die dir mehr Raum für die wichtigen Entscheidungen lassen.

Dabei kann ich dich begleiten. Wir schauen uns gemeinsam an, wo deine Zeit verloren geht, was dich im Alltag ausbremst und welche Veränderungen für dich und deinen Betrieb sinnvoll sind. Anschließend entwickeln wir konkrete Schritte, die sich in deinem Arbeitsalltag tatsächlich umsetzen lassen.

Das kann in einer klassischen Zusammenarbeit passieren oder in meinem Office in the Alps, wo wir uns mit etwas Abstand vom Tagesgeschäft den Themen widmen, für die sonst immer die Zeit fehlt.

Wenn du herausfinden möchtest, was dir am meisten helfen würde, schreib mir an mike@einfachmike.at.

Dann schauen wir gemeinsam, wie du die wichtigen Dinge erledigt bekommst, ohne dafür dein ganzes Leben dem Unternehmen unterzuordnen.