Delegieren lernen: Aufgaben abgeben, ohne den Überblick zu verlieren
„Das mache ich schneller selbst.“
Kennst du diesen Gedanken?
Vielleicht hast du ihn heute schon gehabt.
Kurzfristig stimmt er manchmal.
Doch wenn du Aufgaben immer wieder selbst erledigst, bleibt weniger Zeit für deine eigentlichen Führungsaufgaben. Und deine Mitarbeitenden haben kaum Gelegenheit, Verantwortung zu übernehmen.
Damit eine Aufgabe gut abgegeben werden kann, braucht es mehr als einen Auftrag und einen Termin. Die Person muss wissen, was am Ende herauskommen soll, warum es wichtig ist und worüber sie selbst entscheiden darf.
Warum eine Aufgabe liegen bleibt
Vor kurzem erzählte mir ein Unternehmer, dass ein Mitarbeiter eine übergebene Aufgabe nicht umsetzte. Auf meine Frage, was er gesagt hatte, antwortete er:
„Mach das bitte bis Freitag.“
Damit waren die Aufgabe und der Termin genannt.
Was genau fertig sein sollte, warum es wichtig war und welche Entscheidungen der Mitarbeiter selbst treffen durfte, blieb offenbar offen.
Wir besprachen, wie eine klarere Übergabe aussehen könnte. Einige Zeit später schrieb mir der Unternehmer: „Es hat funktioniert. Mein Mitarbeiter weiß jetzt, wofür er die Aufgabe erledigt, und macht sie gerne.“
In diesem Fall half mehr Orientierung. Eine klare Übergabe kann beiden Seiten Arbeit ersparen: Du musst weniger hinterher sein, und dein Mitarbeiter weiß, wie er loslegen kann.
Vier Dinge, die bei einer Übergabe helfen
1. Sag, was am Ende fertig sein soll.
Beschreibe das gewünschte Ergebnis. Woran erkennt ihr beide, dass die Aufgabe erledigt ist? Erkläre auch, warum sie wichtig ist und wer das Ergebnis braucht.
2. Kläre, was selbst entschieden werden darf.
Welche Vorgaben gelten? Gibt es ein Budget oder einen Qualitätsstandard? Bei welchen Entscheidungen soll dein Mitarbeiter vorher mit dir sprechen?
3. Vereinbart einen Termin und passende Zwischenstände.
Bei einer kleinen Aufgabe reicht oft ein Endtermin. Bei größeren Aufgaben hilft ein kurzer Blick auf den Stand, bevor alles fertig sein muss.
4. Besprecht, was bei einem Hindernis passiert.
Wann soll sich dein Mitarbeiter bei dir melden? Was kann er selbst entscheiden, wenn du gerade nicht erreichbar bist?
Du könntest zum Beispiel sagen:
„Bitte bereite bis Freitag einen Vorschlag für den neuen Dienstplan vor.
Wichtig ist, dass alle Schichten besetzt sind.
Du kannst die Einteilung selbst planen; bei Überstunden sprichst du vorher mit mir.
Am Mittwoch schauen wir kurz gemeinsam drauf.
Wenn dir vorher eine wichtige Information fehlt, melde dich.“
Zum Schluss frag: „Wie hast du die Aufgabe verstanden? Was ist noch offen?“ So könnt ihr Missverständnisse klären, bevor die Arbeit ins Stocken gerät.
Fang mit einer überschaubaren Aufgabe an - Delegieren lernen: starte klein
Du brauchst kein großes Übergabe-Ritual. Bei einer kleinen Aufgabe reichen ein klares Ergebnis, ein Termin und die Abmachung, wie ihr bei Fragen vorgeht. Bei größeren Aufgaben haltet ihr die wichtigsten Punkte kurz fest.
Probier es bei der nächsten passenden Gelegenheit aus. So kannst du Delegieren lernen!
Schau danach gemeinsam auf das Ergebnis: Was hat gut funktioniert? Welche Information hätte noch geholfen?
Delegieren heißt, Verantwortung zu teilen und trotzdem zu wissen, wie es weitergeht.
Welche Aufgabe könntest du diese Woche klar übergeben?
Und was würdest du mit der Zeit anfangen, die dadurch frei wird?
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